Başlamadan önce
- Teklif durumunu gerçek görüşme sonucuna göre güncelleyin.
- Her görüşmenin ardından tarihli ve eyleme dönük kısa bir not bırakın.
- Revizyonlarda değişen fiyatın yanında değişen kapsamı da belirtin.
Teklif durumlarına ortak bir anlam verin
Taslak, gönderildi, onaylandı ve reddedildi gibi durumları ekibinizde aynı anlamda kullanın. Henüz müşteriye iletilmemiş bir belge taslak kalmalı; gönderildi durumu, gerçekten paylaşılmış belgeyi ifade etmelidir. Müşterinin yanıtı olmadan bir teklifi onaylandı olarak işaretlemeyin.
TeklifGen’de durumlar kullanıcı tarafından güncellenir. PDF indirmek veya görüntülemek, müşterinin teklifi aldığı ya da onayladığı anlamına gelmez. E-posta gönderimi ve müşteri yanıtı başka kanallarda gerçekleştiğinde sonucu çalışma alanına siz işlersiniz.
| Durum | İç süreçte kullanılabilecek anlam |
|---|---|
| Taslak | İçerik üzerinde çalışılıyor, müşteriye gönderim tamamlanmadı. |
| Gönderildi | Belge müşteriyle paylaşıldı, yanıt bekleniyor. |
| Onaylandı | Müşterinin olumlu yanıtı alındı ve kayda işlendi. |
| Reddedildi | Müşteri mevcut teklifle devam etmeyeceğini bildirdi. |
Görüşme notlarını sonuç ve sonraki adımla yazın
“Müşteriyle konuşuldu” notu birkaç gün sonra pek az bilgi taşır. Bunun yerine görüşmenin konusunu, alınan kararı ve beklenen sonraki adımı yazın. Kısa, somut notlar hem teklifi hazırlayan kişi hem de sürece sonradan katılan bir ekip arkadaşı için daha kullanışlıdır.
Müşterinin fiyat revizyonu mu istediğini, kapsamı mı küçülttüğünü yoksa iç onay mı beklediğini ayırın. Notun tarihini kaydedin ve sonraki görüşme zamanını kararlaştırın. Takip tarihini bir takvime ayrıca yazabilirsiniz; bir not eklemek kendiliğinden bildirim kurulacağı anlamına gelmez.
Revizyonu yeni bir dosya gibi ele alın
Bir fiyatı değiştirirken neden değiştiğini de kaydedin. Miktar, teslim süresi, indirim veya hizmet kapsamındaki değişiklikler farklı sonuçlar doğurur. “Fiyat güncellendi” demek yerine hangi maddelerin değiştiğini kısa bir özetle açıklayın.
Gönderilmiş PDF’leri güvenli bir klasörde tarih ve revizyon numarasıyla saklayın. Aynı dosya adını her seferinde kullanmak müşterinin eski sürümü açmasına yol açabilir. TeklifGen’de bir teklifi düzenlemek bütün eski PDF sürümlerinin otomatik arşivlendiği anlamına gelmez; gönderdiğiniz sürümü ayrıca muhafaza edin.
- Teklif numarasını ve yeni revizyonu belirtin.
- Değişen miktar, kapsam veya fiyatı listeleyin.
- Yeni geçerlilik ve teslim tarihini gözden geçirin.
- Hangi dosyanın geçerli olduğunu müşteriye yazın.
Takip mesajını müşterinin kararına yardımcı olacak şekilde yazın
Takip için her müşteriye aynı sıklıkta mesaj göndermek yerine görüşmede kararlaştırılan zamanı esas alın. Mesajı kısa tutun, ilgili teklif numarasını ekleyin ve net bir soru sorun. Müşterinin yanıt vermesini kolaylaştıracak bir sonraki adım önerin.
Aşağıdaki metin yalnız bir yazışma örneğidir. Göndermeden önce kendi ilişkinize, teklifinizin kapsamına ve görüşme tarihine uyarlayın. Yanıt gelmemesini otomatik olarak ret veya onay saymayın.
Sonucu kaydedin ve sonraki işe aktarın
Teklif onaylandığında işin başlama koşullarını ve iletişim kişisini yeniden doğrulayın. TeklifGen’de onaylanan tekliften sipariş kaydı oluşturabilirsiniz. Sipariş oluşturmak tahsilat yapıldığı veya işin teslim edildiği anlamına gelmez; bu adımları kendi operasyonunuzda takip edin.
Olumsuz sonuçlarda müşteri paylaştıysa nedenini kısa bir notla kaydedin. Fiyat, zamanlama veya kapsam gibi nedenleri tahmin etmek yerine gerçek geri bildirime dayanın. Aylık değerlendirmelerde yalnız teklif sayısına değil, hangi tür işlerde tekrar tekrar açıklama gerektiğine de bakın.
Daha açık kapsam yazmak için teklif hazırlama rehberine dönünSık sorulan sorular
Teklif ne kadar süre sonra takip edilmeli?
Görüşmede kararlaştırılan değerlendirme tarihini ve teklifin geçerlilik süresini esas alın. Her sektör ve müşteri için geçerli tek bir takip aralığı yoktur.
TeklifGen müşteri onayını otomatik kaydediyor mu?
Hayır. Teklif durumunu siz güncellersiniz. Müşterinin yanıtını aldıktan sonra uygun durumu seçip görüşme notunu ekleyebilirsiniz.
Bir sonraki teklifinizi hazırlayın.
Müşterinizi seçin, ürün ve hizmetleri ekleyin; teklifinizi PDF olarak indirin.
TeklifGen ile başlayın